Regelmatig vragen onze klanten naar de regels omtrent het versturen van email naar particulieren. Deze regels zijn naar ons idee altijd vrij strict, wij hanteren daarom ook een strict beleid wanneer het gaat om het versturen van mailings. Op deze pagina leest u welke regels wij hiervoor hanteren en waaraan u zich dient te houden bij het versturen van nieuwsbrieven.
Er moet altijd eerst toestemming verleend worden voor het versturen van nieuwsbrieven, dit moet naar ons idee altijd via opt-in plaatsvinden, want dat is de enige manier om zekerheid te krijgen over een inschrijving. Opt-In houdt in dat een inschrijving wordt bevestigd per email en dat in deze mail een link staat om de inschrijving te bevestigen. Dit gebeurt op deze manier ook bij bijvoorbeeld SMS diensten.
Er is een grijs gebied waar de meningen nog over verdeeld zijn. Er wordt namelijk gezegd dat je bestaande klanten commerciële email mag sturen over reeds afgenomen of vergelijkbare producten of diensten. Dit gebied is echter grijs omdat je dan wel moet kunnen aantonen dat de ontvanger van de e-mail ooit een product of dienst heeft afgenomen. Dit is met bijvoorbeeld een website of webwinkel heel eenvoudig, maar hoe controleer je of iemand die telefonisch of via een papieren-formulier een email-adres opgeeft, ook daadwerkelijk de eigenaar is van het verstrekte email-adres?
Wij kunnen helaas geen dicht gespijkerd advies geven op dit gebied wanneer we kijken naar de grenzen van het toelaatbare. Een opt-in verkregen email-adres bij ons wordt altijd geregistreerd met IP-adres, browser en tijdstippen van aanmelding en bevestiging. Er is bij ons dus altijd een archief van wanneer mensen aanmelden en afmelden. Dit is bij een mondelinge inschrijving echter niet het geval.
Het risico van het versturen van email's verleggen wij daarom, tenzij de email-adressen verkregen zijn via ons eigen
Aino systeem of ander door ons gevalideerd opt-in systeem, altijd bij klant. Indien hij / zij een valide email-bestand aanlevert zal hieruit naar alle waarschijnlijkheid geen probleem voorkomen. Indien er echter wel problemen ontstaan bij het versturen van mail kan dit kosten tot gevolg hebben. Deze kosten kunnen zijn:
- Boetes door toezichthoudende instanties.
- Kosten van beheerwerkzaamheden op servers a.g.v. blacklisting of offline halen van systemen door datacentra.
De boetes worden direct aan de verzendende ondernemer opgelegd, de kosten voor systeem beheer zullen wij declareren. In het aller ergste geval betekend dit voor ons een herinstallatie van een server op een andere locatie met andere ip-adressen alsmede afhandeling en afmelding van blacklists.
In het kort
Wanneer mailings worden verstuurd naar mensen die niet gevalideerd zijn, kunnen er spamklachten onstaat (
bijvoorbeeld via spamklacht.nl). Deze klachten worden aan verzender, hoster of datacentrum gestuurd. Wanneer het datacentrum actie neemt (
bijvoorbeeld een ip-adres offline halen) heeft kan dat afhankelijk van uw hosting vorm (
denk hierbij bijvoorbeeld aan shared hosting) gevolg hebben voor meerdere websites. Risico's kunnen dan zijn dat er naast boetes ook gevolgschade gedeclareerd wordt.